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Gestion des documents de transport.
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Les documents de transport sont les pièces qui prouvent qu’un transport a été confié, exécuté et livré : confirmation d’affrètement, lettre de voiture (CMR à l’international), preuve de livraison, documents du transporteur, pièces du client et factures. Pour un commissionnaire, les gérer consiste à rattacher chaque pièce au bon dossier, détecter celles qui manquent, les relancer, et les retrouver des mois plus tard sans fouiller une boîte mail.
Quels documents rythment un dossier d’affrètement ?
Un dossier complet réunit toujours les mêmes pièces.
Chacune arrive à un moment différent de la vie du dossier, par des canaux différents : le plus souvent en pièce jointe d’un e-mail, parfois scannée longtemps après la livraison.
La difficulté n’est donc pas de produire ces documents, mais de les tenir ensemble. C’est l’un des rôles structurants d’un TMS de commissionnaire de transport : donner à chaque pièce une place unique, le dossier.
Qu’est-ce que la CMR ?
La CMR est la lettre de voiture internationale : le document de transport prévu par la Convention de Genève de 1956 relative au contrat de transport international de marchandises par route.
Établie pour chaque envoi, elle identifie l’expéditeur, le transporteur et le destinataire, décrit la marchandise et enregistre les réserves éventuelles, au chargement comme à la livraison. Par extension, l’usage professionnel désigne par « CMR » le document lui-même.
Pour un transport intérieur français, le document équivalent est la lettre de voiture nationale ; dans le langage des exploitations, le mot « CMR » sert souvent pour les deux. L’exemplaire signé à la livraison a une double vie : il clôt le transport, et il devient la preuve de livraison qui déclenche la suite administrative du dossier.
Qu’est-ce que la POD, et pourquoi commande-t-elle le paiement ?
La POD (proof of delivery) est le document signé par le destinataire qui atteste que la marchandise lui a été remise.
Le plus souvent l’exemplaire de la CMR ou de la lettre de voiture émargé à la réception, avec les réserves éventuelles. Elle commande le paiement parce qu’elle clôt la prestation : tant qu’elle manque, la livraison n’est pas prouvée, la facture du commissionnaire est contestable et le règlement du transporteur reste en suspens.
C’est pourquoi un dossier bien tenu déclenche sa préfacturation dès que la POD est rattachée : la facture client peut partir sans attendre, celle du transporteur se rapprocher de l’ordre. Le mécanisme est détaillé sur la page tâche préfacturation à la CMR et à la POD.
Pourquoi surveiller les documents du transporteur ?
Parce que le commissionnaire répond du choix de ses sous-traitants : c’est lui qui organise le transport et en confie l’exécution.
Travailler avec un transporteur dont la licence n’est plus valide ou dont l’attestation d’assurance est expirée l’expose en cas d’incident, commercialement et au titre de sa responsabilité de professionnel qui a choisi ce sous-traitant. Les pièces à suivre sont connues : licence de transport, attestation d’assurance et, selon l’activité, des attestations spécifiques (matières dangereuses, température dirigée).
La difficulté est une affaire d’échelle : ces documents ont des dates de validité, et un vivier compte vite des dizaines de transporteurs. Dans fretia, chaque fiche transporteur porte ses documents au même endroit que ses ordres et son historique : l’information est sous les yeux au moment d’affréter, pas à reconstituer après coup.
Comment centraliser les documents dans le dossier ?
La règle tient en une phrase : chaque pièce est rattachée à l’ordre d’affrètement qu’elle concerne, et n’existe nulle part ailleurs comme référence.
Quand un client demande « vous avez la CMR ? », la réponse est dans le dossier, pas dans une recherche de boîte mail, ni dans un répertoire partagé dont l’arborescence n’appartient à personne. Le dossier devient le point de vérité : demande, ordre, documents, échanges.
Le flux réel s’y prête : la plupart des pièces arrivent en pièces jointes d’e-mails. fretia les en extrait (PDF, tableurs) pour les rattacher au dossier, et chaque pièce reste retrouvable depuis n’importe quel dossier, ou en la demandant à Fretia Agent. Sur le stockage et le cloisonnement des données, voir la page sécurité.
Comment relancer les documents manquants ?
En deux temps : détecter, puis relancer.
Détecter, parce qu’un dossier sait ce qu’il attend : une expédition livrée sans POD rattachée, une confirmation restée sans retour, une attestation expirée sur une fiche transporteur. Relancer, avec un message adressé au bon interlocuteur, la référence du dossier et la pièce attendue. Le point qui change tout : que la relance soit prête sans être partie.
Dans fretia, la relance d’un document manquant se fait d’un geste : le message arrive rédigé, vous le relisez et le validez, aucun e-mail ne part seul. Les dossiers livrés sans POD, eux, se repèrent depuis le suivi des expéditions, qui sait où en est chaque livraison.
Comment retrouver un document ancien ?
Par le chemin classique, ouvrir le dossier ou chercher par client et par période, ou en posant la question en français.
« Retrouve la CMR du Lyon-Turin de mars » : si les pièces ont été rattachées au fil de l’eau, la réponse est immédiate. C’est tout l’intérêt du rattachement systématique, qui évite de devoir reconstruire une archive le jour où l’on en a besoin.
Car les occasions ne préviennent pas : un litige qui se réveille des mois après la livraison, une demande du client, une pièce comptable à justifier. Dans fretia, la recherche en langage naturel passe par l’agent, qui retrouve la pièce et la présente avec son dossier, sans jamais agir à votre place.
Quel lien entre documents et facturation ?
Un lien de déclenchement : la facture s’appuie sur les pièces, et la POD ouvre la facturation.
Dès qu’elle est rattachée au dossier, la préfacturation se prépare : la facture client peut partir, la facture du transporteur se rapprocher de l’ordre et de ses documents. À l’inverse, un dossier aux pièces incomplètes se facture tard, se conteste facilement et s’encaisse mal.
La chaîne complète, de la POD à l’encaissement et aux relances d’impayés, est traitée sur la page repère facturation du commissionnaire de transport.
Comment fretia gère les documents de transport.
La CMR est générée depuis les données du dossier, la POD se rattache à l’ordre, et les pièces jointes des e-mails sont extraites pour rejoindre le bon dossier.
Chaque fiche transporteur porte sa licence et son assurance ; les documents manquants se relancent d’un geste, avec une relance rédigée soumise à votre validation, aucun envoi ne part seul ; et la POD déclenche la préfacturation.
Le tout reste retrouvable depuis n’importe quel dossier, ou en le demandant à Fretia Agent en français. Les prix sont publics, plan par plan, sur la page tarifs, et la meilleure vérification reste une démonstration sur vos propres dossiers.
Questions fréquentes.
- La CMR électronique (e-CMR) est-elle valable en France ?
- La lettre de voiture électronique est prévue par un protocole additionnel à la Convention CMR, que la France a ratifié. Dans la pratique, l’adoption reste progressive : elle dépend des outils du transporteur, des attentes du client et des pays traversés. fretia génère et rattache les documents du dossier côté commissionnaire, mais ne prétend pas se substituer aux obligations documentaires propres du transporteur.
- Qui doit conserver la POD, et combien de temps ?
- La POD intéresse toutes les parties : le transporteur, qui prouve l’exécution ; le commissionnaire, qui justifie sa prestation et sa facturation ; le client, en cas de litige. Les durées de conservation relèvent des obligations comptables et contractuelles applicables à chaque entreprise, et varient selon la nature de la pièce et le contexte. En pratique, la POD se conserve avec le dossier complet, ce qu’un classement numérique rattaché à l’ordre rend automatique.
- Que faire si le transporteur ne renvoie pas la POD ?
- Relancer tôt, par écrit, avec la référence du dossier : l’exploitation du transporteur retrouve alors le document en quelques échanges. Le levier naturel est contractuel : le règlement du transporteur est souvent conditionné à la remise des documents de transport conformes, ce qui fait de la POD un enjeu partagé. Dans fretia, les dossiers livrés sans POD restent visibles, et la relance arrive rédigée : vous la validez avant tout envoi.
- fretia génère-t-il les CMR ?
- Oui : la CMR est générée depuis les données déjà saisies dans le dossier (parties, adresses, marchandise) et la POD signée se rattache au même ordre à son retour. Les pièces jointes des e-mails (PDF, tableurs) sont extraites pour rejoindre le dossier, et toute relance de document manquant est soumise à votre validation avant envoi : aucun e-mail ne part seul.
Les autres tâches.
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