Accord de sous-traitance

Préambule

Le présent accord encadre le traitement des données à caractère personnel que le Client confie à l’Éditeur dans le cadre de l’utilisation du service fretia. Il est conclu en application de l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 (RGPD).

Les parties

Articulation avec les autres documents

Cet accord complète les conditions générales d’utilisation et la politique de confidentialité. En cas de contradiction sur le traitement des données confiées par le Client, le présent accord prévaut. La liste des sous-traitants ultérieurs, publiée à l’adresse https://fretia.it/sous-traitants, fait partie intégrante du présent accord.

Acceptation

Le présent accord est accepté par le Client à la souscription, au moyen d’une case à cocher distincte de celle des conditions générales. La version acceptée est conservée avec la date et l’heure de l’acceptation, l’adresse électronique de la personne qui l’a acceptée et son navigateur.

Article 1. Définitions

Les termes « données à caractère personnel », « traitement », « responsable du traitement », « sous-traitant », « personne concernée » et « violation de données à caractère personnel » ont le sens que leur donne l’article 4 du RGPD.

Données confiées : les données à caractère personnel que le Client, ses utilisateurs ou ses systèmes versent dans le service, ou que le service produit pour son compte.

Article 2. Répartition des rôles

Deux traitements distincts coexistent.

Le Client est responsable de traitement, l’Éditeur est sous-traitant, pour les données métier : carnet d’adresses, contacts clients et transporteurs, demandes, devis, ordres, expéditions, factures, litiges, messages, appels reçus par l’assistant vocal, documents joints. C’est le Client qui décide de constituer ces fichiers, d’y inscrire telle personne, de la conserver et de la solliciter.

L’Éditeur est responsable de traitement, de plein exercice, pour ses propres traitements : comptes utilisateurs et authentification, facturation de l’abonnement, mesure d’usage du service et de son site public, prospection de ses propres prospects, sécurité de sa plateforme. Ces traitements relèvent de la politique de confidentialité de fretia et non du présent accord.

L’Éditeur ne traite les données confiées pour ses propres finalités que dans le cas prévu à l’article 4 bis (amélioration de ses propres modèles). Pour ce traitement, il est responsable de traitement. Il n’en poursuit aucun autre.

Article 3. Objet et durée

L’Éditeur traite les données confiées pour fournir le service décrit dans les conditions générales, pendant toute la durée du contrat, et pendant la période prévue à l’article 10.

Article 4. Traitement sur instruction documentée du Client

Article 28.3.a du RGPD.

L’Éditeur ne traite les données confiées que sur instruction documentée du Client, y compris pour les transferts hors Union européenne.

Constituent des instructions documentées : le présent accord, les conditions générales d’utilisation, les paramètres que le Client définit dans le service, et les actions que ses utilisateurs y effectuent ou y valident.

L’amélioration des modèles propres à l’Éditeur suit l’article 4 bis.

L’Éditeur n’utilise pas les données confiées pour entraîner les modèles d’un tiers. Il interdit à ses sous-traitants ultérieurs fournisseurs de modèles de langage ou de traitement de la voix de s’en servir pour entraîner leurs propres modèles.

Si l’Éditeur est tenu de traiter les données confiées en vertu du droit de l’Union ou d’un État membre, il en informe le Client avant le traitement, sauf si ce droit l’interdit pour un motif d’intérêt public important.

Article 4 bis. Amélioration des modèles de l’Éditeur

Le Client autorise l’Éditeur à utiliser les données confiées pour entraîner et améliorer les modèles d’intelligence artificielle propres à l’Éditeur, utilisés dans fretia, dans les conditions de l’annexe 7. Cette autorisation vaut pour ce seul traitement. Elle ne permet ni de vendre ces données, ni de les communiquer à un tiers, ni d’entraîner les modèles d’un autre fournisseur.

Le choix est présenté à la souscription, sur un écran distinct des conditions générales et du présent accord, avec l’autorisation activée. L’administrateur ne peut poursuivre sans avoir vu cet écran. Il peut désactiver l’autorisation avant de continuer, puis à tout moment dans Paramètres › Préférences ou par écrit à dpo@fretia.it. Un changement vaut pour les entraînements qui suivent : les données d’une organisation qui a désactivé l’autorisation ne sont plus versées dans un nouveau jeu d’entraînement, et les modèles déjà entraînés ne sont pas modifiés. Désactiver l’autorisation ne change ni le prix ni les fonctions du service.

Le premier entraînement qui utilise les données d’une organisation n’a lieu qu’au moins trente jours après sa souscription. Avant ce premier entraînement, l’Éditeur rappelle le choix à l’administrateur par message électronique, avec le moyen de le désactiver.

Pour ce traitement, l’Éditeur est responsable de traitement (article 28.10 du RGPD). Il le fonde sur son intérêt légitime à améliorer son service, inscrit à son registre des traitements avec l’analyse d’intérêt légitime et l’analyse d’impact qui le justifient, communiquées au Client sur demande. Il en informe les personnes concernées par sa politique de confidentialité et par une page publique de son site, et met à la disposition du Client une mention d’information prête à remettre à ses contacts (annexe 8). Toute personne peut s’y opposer à dpo@fretia.it, sans compte ni justification.

Avant tout entraînement, l’Éditeur applique aux données une transformation destinée à en retirer les données personnelles. Il en exclut les données commercialement sensibles du Client (prix, marges, tarifs, identité de ses clients et de ses transporteurs) et les textes échangés entre personnes : contenu des e-mails, messages, notes et commentaires. Les conversations avec Fretia Agent ne sont utilisées qu’après un filtrage renforcé, qui en retire aussi tout passage d’ordre personnel. Les jeux obtenus restent protégés comme des données personnelles, avec les mesures de l’annexe 5. Les modèles ne restituent pas à une organisation les données d’une autre.

L’annexe 7 donne l’analyse de compatibilité de cette réutilisation avec la finalité pour laquelle le Client a collecté les données (article 6.4 du RGPD). En laissant l’autorisation activée, le Client déclare avoir pris connaissance de cette analyse et la reprendre à son compte ; s’il ne la partage pas, il désactive l’autorisation. L’Éditeur garde la trace de chaque choix : son auteur, sa date, sa valeur et la version du présent accord.

Article 5. Confidentialité des personnes autorisées

Article 28.3.b du RGPD.

L’Éditeur veille à ce que les personnes autorisées à traiter les données confiées soient soumises à une obligation contractuelle ou légale de confidentialité, n’accèdent qu’aux données nécessaires à leur mission, et soient informées des règles applicables aux données confiées.

Les accès aux données confiées par le personnel de l’Éditeur sont limités aux besoins de l’exploitation, du support et de la correction d’anomalies signalées par le Client. Chaque connexion à la console d’administration de l’Éditeur est enregistrée et conservée douze mois.

Article 6. Sécurité du traitement

Articles 28.3.c et 32 du RGPD.

L’Éditeur met en œuvre les mesures techniques et organisationnelles décrites en annexe 5. Cette annexe distingue ce qui est en place de ce qui ne l’est pas : elle ne décrit aucune mesure qui ne serait pas effectivement appliquée.

L’Éditeur peut faire évoluer ces mesures, à condition de ne pas diminuer le niveau de protection. Les évolutions substantielles sont portées à la connaissance du Client selon les modalités de l’article 16.

Article 7. Sous-traitance ultérieure

Articles 28.2 et 28.4 du RGPD.

Le Client donne à l’Éditeur une autorisation générale de recourir à des sous-traitants ultérieurs, dans les conditions suivantes.

Liste. Les sous-traitants ultérieurs sont énumérés sur la page https://fretia.it/sous-traitants, versionnée et datée. Pour chacun, elle donne sa dénomination, ses coordonnées, la prestation confiée, le lieu du traitement, la base des transferts et un lien vers sa propre liste de sous-traitants. L’Éditeur la tient à jour. Le Client en prend connaissance à la souscription.

Critères. L’Éditeur ne retient que des sous-traitants ultérieurs liés par un accord conforme à l’article 28 du RGPD, dont les mesures de sécurité sont documentées, et établis dans l’Union européenne ou dont les transferts reposent sur un outil du chapitre V du RGPD.

Information préalable de tout ajout ou remplacement. L’Éditeur informe le Client de tout projet d’ajout ou de remplacement d’un sous-traitant ultérieur au moins trente jours avant sa mise en service, par message électronique à l’adresse d’administration du compte et par une nouvelle version de la liste. Lorsque le changement intervient chez le sous-traitant d’un sous-traitant ultérieur, l’Éditeur en informe le Client dès qu’il l’apprend ; le délai de trente jours ne peut alors être garanti.

Droit d’objection. Le Client dispose de trente jours à compter de cette information pour s’opposer, par écrit et pour un motif tenant à la protection des données. Les parties recherchent alors une solution. À défaut d’accord dans les trente jours suivant l’objection, le Client peut résilier son abonnement sans frais ni pénalité, avec remboursement au prorata de la période payée d’avance.

Répercussion des obligations. L’Éditeur impose contractuellement à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations en matière de protection des données que celles du présent accord, en substance sinon dans les mêmes termes. Il demeure pleinement responsable devant le Client de l’exécution des obligations de ses sous-traitants ultérieurs.

Cas d’urgence. Si le remplacement immédiat d’un sous-traitant est nécessaire pour maintenir le service ou parer un risque de sécurité, l’Éditeur peut y procéder sans préavis. Il en informe le Client dans les meilleurs délais, en motivant l’urgence. Le droit d’objection s’exerce alors a posteriori.

Destinataires choisis par le Client. Les bourses de fret sur lesquelles le Client publie et les boîtes aux lettres qu’il raccorde reçoivent des données parce que le Client le décide, avec son propre compte et ses propres identifiants. Elles ne sont pas des sous-traitants ultérieurs de l’Éditeur ; la liste les mentionne pour mémoire. La plateforme agréée de facturation électronique est un sous-traitant ultérieur et figure à la liste.

Article 8. Assistance à l’exercice des droits des personnes

Article 28.3.e du RGPD.

Les personnes concernées adressent leurs demandes au Client, qui y répond. Si une demande parvient à l’Éditeur, il la transmet au Client sans délai et n’y donne pas suite lui-même.

L’Éditeur assiste le Client, compte tenu de la nature du traitement, pour les droits d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, de portabilité et d’opposition (articles 15 à 22 du RGPD).

Fonctions disponibles dans le service : consultation et modification des fiches de contact ; suppression d’un contact qu’aucun ordre, devis ou facture ne référence, avec ses documents ; retrait de l’accès d’un utilisateur et effacement de son identité (nom, adresse, téléphone) ; export des marges et du journal comptable au format CSV ; téléchargement des documents ; désinscription des sollicitations commerciales par lien individuel, liste d’exclusion par organisation.

Export complet et suppression de l’organisation, par son administrateur, dans Paramètres › Société. L’export est une archive qui contient toutes les données de l’organisation au format JSON, ses principales listes au format CSV et ses documents, dans la limite de 200 Mo de documents par archive : au-delà, l’archive en donne la liste et l’Éditeur remet les documents restants sur demande à dpo@fretia.it, sous sept jours. Les mots de passe et les identifiants chiffrés des boîtes aux lettres et des bourses n’y figurent pas. La suppression ferme aussitôt l’accès de tous les utilisateurs de l’organisation ; l’effacement définitif a lieu sept jours plus tard, sauf annulation par le lien adressé aux administrateurs. Les deux gestes entrent au journal des actions sensibles du Client. L’Éditeur peut faire les mêmes gestes pour le Client, sur sa demande écrite à dpo@fretia.it.

Fonction non disponible dans le service, pour laquelle l’Éditeur intervient manuellement sur demande écrite du Client à dpo@fretia.it, dans un délai de quinze jours : suppression d’un contact encore référencé par une pièce.

Article 9. Assistance aux obligations des articles 32 à 36

Article 28.3.f du RGPD.

Sécurité (article 32). Voir l’article 6 et l’annexe 5.

Violation de données (articles 33 et 34). L’Éditeur notifie au Client toute violation de données confiées dont il a connaissance, y compris celles survenues chez un sous-traitant ultérieur, sans retard injustifié et au plus tard quarante-huit heures après en avoir pris connaissance. La notification est adressée à l’adresse d’administration du compte et décrit, dans la mesure du possible : la nature de la violation, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, les conséquences probables, et les mesures prises ou proposées. La notification indique la date et l’heure auxquelles l’Éditeur en a eu connaissance et le point de contact (dpo@fretia.it). Si les informations ne peuvent être fournies en une fois, elles le sont par étapes. Il revient au Client de notifier la CNIL et, le cas échéant, les personnes concernées.

L’Éditeur est alerté par le service lui-même des signes d’une attaque (session rejouée, échecs de connexion répétés sur une adresse ou depuis un réseau, usage d’un code de secours, connexion à la console, tentative sur un compte piège). Chaque violation est inscrite au registre des violations de l’Éditeur, tenu sur le modèle de l’article 33.5 du RGPD, dont l’obligation incombe au Client pour les données confiées ; l’Éditeur lui communique la fiche qui le concerne. La notification est rédigée par une personne à partir de ce registre, puis adressée par le service aux administrateurs de chaque organisation concernée ; un complément d’information repart sur la même fiche. Chaque envoi est daté et entre au journal des actions sensibles du Client. Rien ne part sans validation.

Analyse d’impact (articles 35 et 36). L’Éditeur fournit au Client, sur demande écrite, les informations en sa possession nécessaires à une analyse d’impact et, le cas échéant, à une consultation préalable de la CNIL.

Article 10. Sort des données au terme du contrat

Article 28.3.g du RGPD.

Au terme du contrat, le Client choisit entre la restitution et l’effacement des données confiées, par écrit à dpo@fretia.it.

À défaut de choix exprimé, l’Éditeur conserve les données pendant un an après le terme, période pendant laquelle le Client peut encore demander leur restitution, puis les efface. Cette durée suit l’article 7 des conditions générales ; elle s’applique aussi à un essai qui n’a pas donné d’abonnement, à compter de sa fin.

L’effacement est fait par le service. Trente jours avant la date, les administrateurs de l’organisation reçoivent un message qui la donne et propose l’export complet (article 8) ; leur connexion reste ouverte pour cela. À la date, le service efface la base de l’organisation et ses fichiers, puis en adresse confirmation aux administrateurs. Le Client peut aussi demander la suppression à tout moment (article 8).

Restent, sans lien avec les données effacées : la preuve de l’acceptation des conditions générales, les factures de l’abonnement fretia avec la raison sociale et le numéro SIREN, le journal de sécurité et le journal des actions sensibles jusqu’au terme de leur durée de douze mois (annexe 4).

Les copies de sauvegarde ne sont pas modifiées une à une : les données effacées en disparaissent au terme de leur durée de garde (annexe 5). L’effacement intégral des données, copies de sauvegarde comprises, est acquis au plus tard douze mois après l’effacement de l’organisation ; les parties en conviennent comme date d’effacement. Les copies ne servent qu’à restaurer le service.

Le changement de fournisseur, sa période de transition et la récupération des données suivent l’article 7 bis des conditions générales d’utilisation.

L’Éditeur peut conserver au-delà les données dont la conservation lui est imposée par le droit de l’Union ou d’un État membre, notamment les pièces comptables de l’abonnement. Ces données ne sont plus traitées que pour cette finalité.

Article 11. Mise à disposition des informations et audits

Article 28.3.h du RGPD.

L’Éditeur met à la disposition du Client les informations nécessaires pour démontrer le respect des obligations de l’article 28 : le présent accord, la liste des sous-traitants ultérieurs, la description des mesures de sécurité, et les réponses aux questionnaires écrits du Client.

Le Client peut faire réaliser un audit, par lui-même ou par un tiers indépendant qu’il mandate : une fois par période de douze mois, sauf incident de sécurité avéré ou demande d’une autorité de contrôle ; sur préavis écrit de trente jours ; pendant les heures ouvrées, sans perturber l’exploitation ; l’auditeur est tenu à la confidentialité et n’accède pas aux données d’autres clients ; les frais sont à la charge du Client, sauf si l’audit révèle un manquement substantiel de l’Éditeur.

L’Éditeur ne détient à ce jour aucune certification de sécurité (ni ISO 27001, ni SOC 2). Cette absence est énoncée sur la page Sécurité.

Article 12. Alerte sur instruction illicite

Article 28.3, dernier alinéa, du RGPD.

Si l’Éditeur estime qu’une instruction du Client constitue une violation du RGPD ou d’une autre disposition relative à la protection des données, il en informe immédiatement le Client par écrit. Il peut suspendre l’exécution de l’instruction concernée jusqu’à ce que le Client la confirme, la modifie ou la retire, sans engager sa responsabilité au titre de la disponibilité du service.

Cette clause vise notamment : l’import d’un fichier de contacts pour lequel le Client n’a pas de base légale, le refus d’informer les personnes concernées au titre de l’article 14, ou la conservation de données au-delà de toute durée justifiable.

Article 13. Registre du sous-traitant

Article 30.2 du RGPD.

L’Éditeur tient un registre des catégories d’activités de traitement effectuées pour le compte de ses clients, comportant les mentions de l’article 30.2, y compris les transferts vers des pays tiers et la description générale des mesures de sécurité. Ce registre est communiqué à l’autorité de contrôle sur demande.

Article 14. Transferts hors Union européenne et modèles de langage

Règle. Une donnée personnelle confiée n’est transmise à un fournisseur de modèle de langage que s’il est établi dans l’Union européenne ou s’il est un fournisseur américain certifié au EU-US Data Privacy Framework, sur le fondement de la décision d’exécution (UE) 2023/1795 de la Commission du 10 juillet 2023, après vérification de son inscription active sur la liste du Data Privacy Framework pour des données autres que des données de ressources humaines. Elle n’est jamais transmise à un fournisseur établi en Chine. Une conversation qui a contenu une donnée personnelle reste ensuite réservée à ces fournisseurs.

Comment fretia l’applique. Chaque outil de l’assistant est classé selon qu’il fait entrer ou non une donnée personnelle ; un outil non classé est traité comme s’il en faisait entrer. Une adresse électronique, un numéro de téléphone ou un nom de personne présents dans un message sont reconnus. Un nom l’est de trois façons : il figure parmi les contacts ou les utilisateurs de l’organisation ; il suit une civilité ou une fonction (« M. », « Madame », « le chauffeur ») ; ou il commence par un prénom courant, d’après la liste publique des prénoms de l’INSEE. Dès qu’une donnée personnelle entre dans une conversation, celle-ci est réservée définitivement aux fournisseurs autorisés. Sans fournisseur autorisé disponible, la fonction est refusée et le motif est affiché. La lecture des pièces jointes, des e-mails reçus et des transcriptions d’appels passe par les fournisseurs autorisés.

Limite. La reconnaissance d’un nom reste imparfaite : un nom rare tapé seul, sans civilité ni prénom courant, et absent des contacts de l’organisation, peut échapper. Pour cette raison, l’Éditeur réserve aujourd’hui l’ensemble des appels aux fournisseurs établis dans l’Union européenne.

Autres transferts. Les transferts hors Union européenne pratiqués par les autres sous-traitants, leur objet et leur base figurent dans la liste des sous-traitants ultérieurs. Lorsqu’un transfert repose sur les clauses contractuelles types, l’Éditeur conserve une analyse d’impact du transfert, conformément au guide pratique de la CNIL « Analyse d’impact des transferts de données » (version finale, janvier 2025), et la communique en entier au Client sur demande.

Repli. Si la décision du 10 juillet 2023 était suspendue, modifiée ou annulée, ou si un fournisseur quittait la liste du Data Privacy Framework, le transfert reposerait sur les clauses contractuelles types de son accord, après analyse d’impact du transfert ; l’Éditeur en informe le Client sans délai.

Article 15. Responsabilité

Chaque partie répond des dommages causés par un traitement qui méconnaît le RGPD, dans les conditions de son article 82.

Le Client garantit qu’il dispose d’une base légale pour les données qu’il verse dans le service, et qu’il assume l’information des personnes concernées, notamment au titre de l’article 14 du RGPD lorsqu’il importe des coordonnées obtenues autrement qu’auprès des personnes elles-mêmes. Un modèle de mention d’information lui est fourni sur demande.

Cette garantie ne décharge pas l’Éditeur de ses propres obligations de sous-traitant. Les plafonds de responsabilité des conditions générales ne s’appliquent pas aux amendes administratives prononcées contre une partie pour ses propres manquements.

Article 16. Modification de l’accord

L’Éditeur peut modifier le présent accord pour tenir compte d’une évolution réglementaire, d’une décision d’une autorité de contrôle ou d’une évolution du service. Toute modification substantielle est notifiée au Client au moins trente jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier son abonnement sans frais.

Article 17. Droit applicable

Le présent accord est soumis au droit français. À défaut de résolution amiable, le tribunal de commerce de Bobigny est compétent, comme pour les conditions générales.

Annexe 1. Nature et finalité du traitement

Le traitement consiste en la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, la consultation, la modification, l’extraction, le rapprochement, la communication au destinataire désigné par le Client, et l’effacement.

Annexe 2. Catégories de personnes concernées

• Utilisateurs du Client : salariés et collaborateurs disposant d’un compte.
• Interlocuteurs des clients, des transporteurs et des sous-traitants du Client.
• Personnes utilisant le portail client, lorsque le Client leur ouvre un accès.
• Expéditeurs d’e-mails reçus dans les boîtes raccordées par le Client.
• Personnes qui appellent le numéro de l’assistant vocal du Client.
• Toute personne physique dont le nom apparaît dans un document déposé par le Client ou dans un champ libre.

Le service n’est pas destiné à traiter des données relevant de l’article 9 du RGPD (données sensibles) ni de l’article 10 (condamnations et infractions). Le Client s’abstient d’en verser dans les champs libres.

Annexe 3. Catégories de données

Annexe 4. Durées de conservation

Les durées marquées « automatique » sont appliquées chaque nuit par le service : à 3 h 35 pour les purges, à 3 h 40 pour l’effacement des organisations.

La durée de trois ans reprend le référentiel de la CNIL relatif à la gestion des activités commerciales (délibération n° 2021-131 du 23 septembre 2021, publiée au Journal officiel du 10 avril 2022). Tout écart doit être justifié par le Client.

Annexe 5. Mesures de sécurité (article 32)

En place, vérifiables dans le code

Contrôle d’accès

• Jeton d’accès de courte durée (15 minutes) et jeton de renouvellement distinct, chacun signé avec son propre secret.
• Révocation individuelle d’une connexion ; invalidation des jetons antérieurs à un changement de mot de passe ; un jeton de session rejoué alerte l’Éditeur.
• Double authentification par code à usage unique, avec codes de secours à usage unique.
• Refus des mots de passe connus des fuites publiques (vérification par préfixe d’empreinte, le mot de passe ne sort pas).
• Connexion par compte Google, en flux d’autorisation côté serveur.
• Droits par rôle sur les actions à impact financier, dont la validation d’un avoir.

Cloisonnement

• Chaque organisation constitue un espace distinct. L’identifiant d’organisation est tiré du jeton d’authentification, jamais du corps de la requête ni de l’adresse.
• Une garde applicative refuse toute requête authentifiée dépourvue d’organisation.
• Vérification d’appartenance des entités référencées à la création d’un ordre, d’un devis, d’une facture ou d’un affrètement.

Chiffrement

• Mots de passe hachés avec Argon2id (une ancienne empreinte bcrypt est refaite à la connexion suivante) ; jetons et codes stockés sous forme d’empreintes SHA-256.
• Secrets d’intégration du Client chiffrés en AES-256-GCM, clé maître hors de la base.
• Transport chiffré par TLS.
• Copies de sauvegarde chiffrées (AES-256-GCM, clé enfermée par RSA-OAEP) : le serveur n’a que la clé publique, la clé privée est détenue hors du service.

Exposition

• Origines autorisées à appeler l’interface de programmation déclarées explicitement ; le serveur refuse de démarrer en production si la liste est vide.
• Documentation technique de l’interface désactivée en production.
• Fichiers en espace privé, accessibles par adresses signées valables 15 minutes.
• Limitation de débit sur tous les points d’entrée : par réseau avant l’authentification, puis par compte ; seuils propres à la connexion, au mot de passe, aux routes publiques et à l’assistant.

Traçabilité et détection

• Journal des actions de l’assistant Fretia Agent : outil, arguments, statut, résumé, référence touchée, utilisateur.
• Journal des gestes sensibles des utilisateurs : rôles et accès, coordonnées bancaires, plan et crédits, exports comptables, facture électronique, relève des boîtes, réponses sur l’étendue d’un transport, entre autres.
• Journal de sécurité : connexions, échecs, alertes. Alertes à l’Éditeur sur session rejouée, échecs répétés, code de secours utilisé, connexion à la console, compte piège.
• Validation humaine explicite exigée pour les actions engageantes de l’assistant.
• Registre des violations de données, tenu par l’Éditeur, et envoi de la notification aux administrateurs des organisations concernées, tracé chez chacune (article 9).

Droits et fin de contrat

• Export complet des données d’une organisation et suppression d’une organisation, par son administrateur (article 8).
• Effacement automatique un an après le terme, avec un rappel trente jours avant (article 10).

Sauvegardes

• Sauvegardes de la base par l’hébergeur : quotidiennes (6 jours), hebdomadaires (27 jours), mensuelles (89 jours), et restauration à un instant donné.
• Copie chiffrée de la base chaque nuit, et des fichiers, vers un stockage distinct dans l’Union européenne, protégé contre l’effacement pendant 30 jours ; copies quotidiennes gardées 30 jours, copie du premier de chaque mois gardée douze mois ; copie avant chaque migration de la base.
• Restauration éprouvée le 26 octobre 2026.

Non en place à ce jour

Ces points sont énumérés pour que le Client sache exactement où il met les pieds. Ils ne constituent pas des engagements à une échéance donnée.

• Chiffrement de la base de données au repos : dépend de l’hébergeur, non vérifié.
• Purge automatique des contacts inactifs depuis trois ans.
• Tests réguliers d’efficacité des mesures, au sens de l’article 32.1.d du RGPD.
• Reconnaissance de tous les noms de personne : un nom rare tapé seul peut échapper (article 14).

Hébergement

L’application et la base de données PostgreSQL sont hébergées par Railway, société établie aux États-Unis, dans l’Union européenne (région d’Amsterdam). Les fichiers déposés par le Client sont stockés chez Cloudflare (R2), dans un seau de juridiction européenne. Le site public et l’interface sont servis par Vercel, aux États-Unis ; ils ne gardent que des journaux techniques. Le détail figure dans la liste des sous-traitants ultérieurs.

Annexe 6. Sous-traitants ultérieurs

La liste des sous-traitants ultérieurs, leur rôle, leur pays, les données concernées et la base des transferts hors Union européenne est publiée à l’adresse https://fretia.it/sous-traitants. Elle fait partie intégrante du présent accord.

Annexe 7. Amélioration des modèles de l’Éditeur

Annexe 8. Mention d’information pour les contacts du Client

Texte que le Client peut reprendre dans sa propre information, ou remettre à ses contacts (interlocuteurs, chauffeurs, transporteurs, clients) :

Amélioration des modèles de fretia. Nous utilisons le logiciel fretia, édité par Engrenage Labs, 114 rue Marceau, 93100 Montreuil. Engrenage Labs peut utiliser les données des dossiers de transport que nous traitons dans fretia pour entraîner et améliorer ses propres modèles d’intelligence artificielle. Avant tout entraînement, les noms, adresses électroniques, numéros de téléphone, adresses et identifiants sont retirés ou remplacés ; le contenu des e-mails, messages et notes, ainsi que les prix et les tarifs, en sont exclus. Engrenage Labs est responsable de ce traitement, fondé sur son intérêt légitime à améliorer son service. Les données d’entraînement sont gardées cinq ans au plus, ne sont ni vendues ni communiquées, et restent dans l’Union européenne ou dans un pays que la Commission européenne reconnaît comme protégeant les données. Vous pouvez vous y opposer à tout moment, sans justification, en écrivant à dpo@fretia.it. Vous disposez aussi d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement et de limitation, et du droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL (cnil.fr).

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