Facturation du commissionnaire de transport.

La facturation d’un commissionnaire de transport court sur deux flux : il facture au client la prestation qu’il a organisée, et il contrôle la facture du transporteur qu’il a affrété — la marge de chaque dossier vit entre les deux. Bien facturer, c’est donc émettre tôt (dès la preuve de livraison), joindre les pièces attendues, rapprocher chaque facture d’achat de l’ordre correspondant, suivre les règlements et relancer les retards — sans que ces tâches mangent les matinées.

Qu’a de particulier la facturation d’un commissionnaire ?

Elle est double. Un transporteur facture ce qu’il a roulé ; un commissionnaire facture ce qu’il a organisé, puis reçoit la facture de celui qui a roulé pour lui. Chaque dossier produit donc une facture de vente et une facture d’achat, et la marge est exactement ce qui les sépare. Un outil qui ne traite qu’un des deux flux laisse la marge en angle mort : une erreur côté achat la ronge aussi sûrement qu’un impayé côté vente.

C’est pourquoi la facturation ne se pilote pas isolément : elle prolonge le dossier d’affrètement et alimente le suivi de marge. Dans un TMS de commissionnaire, vente, achat et marge restent attachés au même dossier.

Qu’est-ce que la préfacturation ?

La préfacturation consiste à préparer la facture dès que la prestation est prouvée — c’est-à-dire dès la réception de la POD, la preuve de livraison — plutôt que d’attendre la traditionnelle séance de facturation de fin de mois. La facture est constituée quand le dossier est encore chaud : prestations, suppléments et pièces sont sous la main, et il ne reste qu’à valider l’émission.

L’effet sur la trésorerie est mécanique : le délai de paiement d’une facture court à partir de son émission, et chaque jour entre la livraison et l’émission repousse l’encaissement d’autant. Dans fretia, la POD reçue déclenche la préfacturation du dossier — le fonctionnement détaillé est sur la page préfacturation à la POD.

Quelles pièces joindre à la facture client ?

Dans les faits, la POD ou la CMR émargée accompagnent très souvent la facture : beaucoup de donneurs d’ordre l’exigent dans leur circuit de validation, et une facture qui arrive sans sa preuve de livraison risque simplement d’attendre — contestée ou mise de côté jusqu’à réception de la pièce. Selon les clients s’ajoutent la référence de commande, le détail des suppléments convenus ou le bon de livraison.

Le sujet est donc moins « que dit la règle » que « que demande ce client » — et surtout : où est la pièce au moment de facturer. Quand les documents du dossier sont classés au fil de l’expédition, la facture part complète du premier coup. C’est l’objet de la page gestion des documents de transport.

Comment rapprocher la facture du transporteur de l’ordre ?

En comparant systématiquement le prix convenu à l’ordre d’affrètement avec le montant facturé par le transporteur, ligne à ligne. Les écarts classiques : un supplément qui n’a jamais été convenu, un tarif différent de celui de l’ordre, une prestation facturée deux fois, une facture qui ne correspond à aucun ordre. Sans rapprochement, ces écarts se paient sans être vus — et la marge calculée au moment de l’affrètement devient une fiction.

Le rapprochement suppose une chose simple et exigeante : que chaque facture d’achat soit rattachée à son ordre. C’est le cas dans fretia, où la facture du transporteur rejoint le dossier qu’elle concerne, en face du prix convenu.

Comment relancer les impayés sans y passer ses matinées ?

En séparant la détection et la rédaction — automatisables — de l’envoi, qui ne l’est pas. fretia détecte les factures échues, rédige les relances, les consigne au dossier de chaque facture, et les envois attendent votre validation : aucun e-mail ne part seul. La rédaction personnalisée d’une relance par l’agent consomme 5 crédits par client. Le détail est sur la page relancer les impayés.

Un exemple, tiré du jeu de démonstration de la journée type (et présenté comme tel) : FA-2025-298 et FA-2025-301 sont échues ; à 11 h 40, l’agent les a détectées, leurs relances sont rédigées et consignées — et aucun e-mail n’est parti, parce que les deux attendent l’accord de l’affréteur.

Où en est la réforme de la facturation électronique ?

Deux échéances structurent le calendrier confirmé mi-2026 : au 1ᵉʳ septembre 2026, toute entreprise assujettie à la TVA établie en France doit pouvoir recevoir des factures électroniques normées — les grandes entreprises et ETI devant aussi émettre et télédéclarer ; au 1ᵉʳ septembre 2027, l’émission devient obligatoire pour les PME, TPE et micro-entreprises. Les factures circulent aux formats Factur-X, UBL ou CII, de Plateforme Agréée à Plateforme Agréée.

Pour un commissionnaire, qui émet des factures de vente et reçoit celles de dizaines de transporteurs, les deux échéances comptent. Le calendrier ayant déjà été reporté deux fois, notre guide facture électronique 2026 tient le détail à jour : notions, conséquences concrètes et liste d’actions dans l’ordre.

Comment fretia se prépare-t-il à la facture électronique ?

L’état honnête, tel qu’il est : les formats Factur-X, UBL et CII sont préparés dans le produit, et le raccordement à une Plateforme Agréée est prévu, pas encore réalisé. fretia n’est pas une plateforme de dématérialisation agréée et ne se présente pas comme telle : le rôle visé est celui du logiciel métier raccordé à une PA partenaire, qui prépare et route vos factures sans jamais toucher aux fonds.

Le statut de ce chantier est publié, comme celui des autres raccordements, sur la page intégrations — il y restera « prévu » tant que le raccordement ne sera pas vérifiable.

Comment suivre les règlements ?

Avec trois états qui suffisent à piloter : encaissé, à encaisser, en retard. Chaque facture de fretia porte le sien, et le reporting fait remonter les retards — par client et par ancienneté — au lieu de les laisser se découvrir un par un dans un tableur. La question du lundi matin (« qu’est-ce qui aurait dû être payé et ne l’est pas ? ») a une réponse affichée, pas une réponse à reconstruire.

Et quand la question se pose en réunion — « où en est le règlement de Système U ? » — l’agent répond sur pièces : à partir de la facture, de son échéance et des relances consignées au dossier, jamais de mémoire.

Comment fretia couvre la facturation du commissionnaire

La chaîne complète tient dans le même système que l’affrètement : préfacturation dès la POD, factures avec leurs pièces, rapprochement des factures d’achat, suivi des règlements, relances détectées et rédigées sous votre validation, reporting des retards — et l’agent Fretia AI qui répond sur pièces. Côté grille, une précision honnête : la ligne « Facturation & reporting » est incluse à partir du plan Pro (89 € HT/mois) et sur Entreprise (sur devis) — elle n’est pas cochée sur Essentiel (39 € HT/mois). Si la facturation est votre besoin premier, c’est donc Pro qu’il faut regarder : le détail ligne par ligne est sur la page tarifs, et une démonstration le montre sur vos dossiers.

Questions fréquentes